Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra institutionens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger.

Nivaagaard Teglværks Ringovn er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktpersoner, som er:

Bestyrelsesformand Jørgen G. Berthelsen, Strandvænget 4, 2960 Rungsted Kyst.

Bestyrelsens næstformand Carl Jørgen Schousboe, Æblebakken 10, 3450 Lynge.

Bestyrelsesmedlem Jørgen Hage, Gøgevang 104, 2970 Hørsholm.

Alle kan kontaktes via institutionens hjemmeside: https://ringovn.dk/kontakt-os/

Behandling af personoplysninger.

Vi behandler følgende personoplysninger.

Institutionens medlemmer og frivillige:

1. For alle medlemmer af institutionens repræsentantskab gælder:

• Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse.
• Følsomme personoplysninger: Ingen.
• Andre oplysninger: Ingen.

2. For bestyrelsesmedlemmer og suppleanter gælder tillige:

• Andre oplysninger: Bankkontonummer, Cpr-nummer og oplysninger om strafbare forhold.

3. For frivillige og hjælpere, der ikke er medlem af repræsentantskabet gælder:

• Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse. Følsomme personoplysninger: Ingen.
  Andre oplysninger: Ingen.

4. For alle rundvisere uanset medlemskab eller ej gælder tillige:

• Andre oplysninger: Cpr-nummer og oplysninger om strafbare forhold. (Børneattest)

Besøgende (Brugere):

5. For den der bestiller guidet rundvisning enten via hjemmesiden eller på anden måde gælder:

• Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse.
• Følsomme personoplysninger: Ingen. Besøgende bliver orienteret om, at visse områder af teglværket ikke er tilgængeligt for gangbesværede og kørestolsbrugere.
• Andre oplysninger: Ingen

6. Øvrige besøgende:

• Almindelige personoplysninger: Ingen.
• Følsomme personoplysninger: Ingen. Besøgende bliver orienteret om, at visse områder af teglværket ikke er tilgængeligt for gangbesværede og kørestolsbrugere.
• Andre oplysninger: Ingen

Her indsamler vi oplysninger fra:

• Normalt får vi oplysningerne fra dig.
• I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx: Offentlige myndigheder eller sociale medier og kanaler som er offentligt tilgængelige.

Institutionens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som institution har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger.
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig.
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger.
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

Formålene med at behandle oplysninger om institutionens medlemmer er:

• At vi kan behandle medlemsoplysninger og sende informationer.
• At vi kan drive institutionens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem.
• At vi kan opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven.
• At vi kan levere ydelser, du har bestilt.
• At vi kan administrere din relation til institutionen.

Formålene med at behandle oplysninger om institutionens frivillige er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i institutionen.
• At vi har overblik over og kan udvikle dine erfaringer og kompetencer, herunder tilbud om undervisning og kompetenceudvikling.
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år).
• At kunne udbetale eventuel transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende.
• At administrere din relation til foreningen.

Formålene med at behandle oplysninger for arrangører af guidede besøg (brugere) er:

• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig.
• At vi kan levere den/de ydelser, du har bestilt i overensstemmelse med forventningerne.
• At vi før og efter besøget kan kontakte dig i forbindelse med eventuelle ændringer i arrangementet, besvare spørgsmål eller supplere med uddybende forklaringer i relation til besøget.
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser.

I det omfang vi behandler dine oplysninger, sker det alene på baggrund af institutionens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til institutionens vedtægter.
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af institutionen.
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter.
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i institutionen.
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke.

• Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
• Vi indhenter ikke personoplysninger om børn og unge under 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger.

• Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for institutionen og dennes kreds af frivillige – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger.

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af institutionen, som frivillig eller som bruger:

Medlemmer af repræsentantskabet:

• Vi sletter oplysninger om dig, senest et år efter at dit medlemskab er ophørt.
• Vi kan opbevare oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Frivillige som ikke er medlem af repræsentantskabet:

• Vi sletter oplysninger om dig, senest et år efter at dit frivillige arbejde ophører.
• Vi kan opbevare oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Besøgende (brugere):

• Vi sletter oplysninger om dig, senest et år efter at bestilte arrangement er afsluttet.
  Vi kan opbevare oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder.

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik. (Som selvejende institution og modtager af offentlig støtte har vi oplysningspligt).
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret).
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse).
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).
• Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
• Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken.

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen nederst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Vedtaget på institutionens bestyrelsesmøde den 28. maj 2018